Teleconference

       2. Jenis-jenis Rapat dan Syarat-syaratnya

 A. Jenis-jenis Rapat

1) Menurut tujuannya:

• Rapat penjelasan
• Rapat pemecahan masalah, dan
• Rapat perundingan

2) Menurut sifatnya:

• Rapat formal, dan
• Rapat informal

3) Menurut jangka waktunya:

• Rapat mingguan
• Rapat bulanan, dan
• Rapat tahunan

  B. Syarat-syarat Rapat

1. Membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain lain
2. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif
3. Setiap pembicaraan ketika dapat berlangsung harus bersifat terbuka
4. Adanya unsur unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang di bahas

       3. Tujuan Rapat

• Memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
• Menyampaikan informasi, perintah, dan pernyataan
• Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern

   
       4. Unsur-unsur dan Tata Tertib Rapat

  A. Unsur-unsur rapat

• Tujuan rapat
• Masalah yang didapatkan
• Pimpinan rapat
• Peserta rapat
• Media rapat
• Notulis atau sekertaris   

  B. Tata tertib rapat

• Tepat waktu dalam melalui rapat
• Agenda rapat dirumuskan
• Setiap peserta saling menghargai pendapat
• Bersifat terbuka
• Argumen atau pertanyaan

       5. Prosedur Rapat

• Panitia penyelenggara melakukan persiapan, seperti menentukan masalah tujuan
• Panitia penyelenggara melakukan persiapan seperti menentukan acara rapat dan menyusunnya
• Panitia penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam pelaksanaan rapat
• Seorang notulis bila rapat telah selesai mampu mencatat
• Bila rapat telah berakhir

       6. Etika Rapat dan Gaya Komunikasi

   Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya komunikasi: 

• Persyaratan komunikasi yang efektif
• Bahasa isyarat ialah gerakan badan/tubuh atau ekspresi wajah
• Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat, dan santun dapat dipahami oleh orang lain
• Budi pekerti, watak, dan etika

       7. Rapat Telekonferensi (Teleconference) 

   Komunikasi langsung antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi.

        8. Jenis-jenis Telekonferensi

  A. Audio Conference (Conference Call)

   Disebut juga conference call meruapakan percakapan dua atau lebih partisipan dengan menggunakan fasilitas telepon dimana komunikasi dalam bentuk suara(audio) 

Kelebihan dari conference call sebagai berikut: 

1. Partisipan telepon untuk melakukan telekonferensi software tambahan
2. Dapat digunakan kapan saja tanpa perlu konfigurasi perangkat
3. Koneksi yang cepat

  B. Video Conference

   Merupakan teknologi komunikasi yang memungkinkan terjadinya komunikasi dari beberapa lokasi yang berbeda dapat mengirimkan gambar video dan suara

   C. Web Conference

   Merupakan fasilitas telekonferensi inaktif yang menawarkan fitur data streaming (aliran data), dimana partisipan dapat berkomunikasi menggunakan teks, suara, video hingga berbagai file (file sharing) ,slide presentation